Guide de démarrage

De la réception de vos identifiants à votre première facture certifiée, en une demi-heure. Version imprimable (Word).

1. Ce que vous avez reçu

Votre instance Dolico est un espace de gestion complet, réservé à votre entreprise, accessible depuis n'importe quel navigateur à l'adresse qui vous a été communiquée par e-mail, de la forme :

https://votre-entreprise.dolico.cloud

Choisir l'adresse de votre instance. Vous la choisissez à la souscription ; si vous laissez le champ vide, elle est tirée de votre raison sociale (sans la forme juridique : SARL, SA, ETS…). Elle doit respecter ces règles :

• 3 à 30 caractères. Préférez une adresse courte, facile à dicter au téléphone : 10 à 20 caractères suffisent le plus souvent.
• Lettres de a à z, chiffres de 0 à 9 et tiret « - » uniquement. Les majuscules sont mises en minuscules, les accents sont retirés (é devient e), les espaces et les autres signes (&, apostrophe, point, @…) deviennent des tirets.
• Commence par une lettre, se termine par une lettre ou un chiffre, sans deux tirets de suite.
• 4 mots au maximum (3 tirets), 4 chiffres au maximum, et au moins 3 lettres.
• Un nom lisible : pas plus de 3 fois le même caractère d'affilée, pas de longue suite de consonnes sans voyelle.
• Certains noms techniques sont réservés (www, admin, mail, webmail, support, statut…).

Exemples acceptés : boutique-kabore, pharmacie-du-progres, quincaillerie-2026. Exemples refusés : xxxxxxxxxxxx (caractère répété), 2kb-services (commence par un chiffre ; proposé : ets-2kb-services), a-b-c-d-e-f (trop de mots).

Si l'adresse est déjà utilisée par une autre entreprise, le formulaire vous le signale aussitôt et vous propose une variante (par exemple boutique-kabore-2), que vous pouvez accepter ou modifier : aucune adresse n'est attribuée sans votre accord. L'adresse ne peut plus être modifiée après la création de l'instance ; vérifiez-la au récapitulatif.

Elle contient :

• vos clients et fournisseurs, vos produits et services, votre stock ;
• vos devis, commandes, factures, avoirs et règlements ;
• la facturation électronique certifiée, conforme au dispositif SECeF de la Direction Générale des Impôts, avec votre boîtier MCF ;
• les modèles de documents aux normes du Burkina Faso (IFU, RCCM, mentions légales, QR code de certification) ;
• une sauvegarde quotidienne et les mises à jour réglementaires, assurées par Dolico Tech.

Votre abonnement inclut le compte principal et deux utilisateurs supplémentaires.

2. Première connexion

1. Ouvrez l'e-mail « Votre instance Dolico Cloud est prête ». Il contient l'adresse de votre instance, votre identifiant et un mot de passe initial.
2. Rendez-vous sur l'adresse de votre instance et connectez-vous.
3. Dolico vous demande immédiatement de choisir un nouveau mot de passe. Prenez au moins 10 caractères mêlant lettres, chiffres et signes ; ne le communiquez à personne.
4. Une fois connecté, supprimez l'e-mail contenant le mot de passe initial ou conservez-le hors de portée.

Mot de passe oublié ? Cliquez sur « Mot de passe oublié ? » sur la page de connexion, ou demandez un nouvel envoi d'accès depuis votre espace client (section 9).

3. Vérifier la fiche de votre entreprise

Vos factures reprennent les informations saisies à la souscription. Vérifiez-les avant d'émettre le moindre document :

1. Menu Configuration, puis Société / Organisation.
2. Contrôlez la dénomination, l'adresse, la ville, les téléphones, l'e-mail, l'IFU, le RCCM et le régime d'imposition (renseigné automatiquement d'après la DGI).
3. Ajoutez ou remplacez votre logo : il apparaît sur tous vos documents.
4. Enregistrez.

Si votre situation fiscale change (passage au réel normal, assujettissement à la TVA), mettez cette fiche à jour et prévenez notre assistance : certaines mentions des factures en dépendent.

4. Créer vos utilisateurs

1. Menu Utilisateurs & Groupes, puis Nouvel utilisateur.
2. Renseignez le nom, l'identifiant et l'e-mail ; définissez un mot de passe provisoire que l'utilisateur changera.
3. Attribuez les droits : un comptable n'a pas besoin de modifier les produits, un vendeur n'a pas besoin d'accéder à la banque.
4. À sa première connexion, le nouvel utilisateur doit choisir son propre mot de passe : celui que vous avez défini ne sert qu'une fois.

Votre abonnement permet deux utilisateurs en plus du compte principal. Pour en ajouter, faites la demande depuis votre espace client (section 9) : ils sont activés sous 2 jours ouvrés, moyennant un supplément mensuel.

5. Préparer votre catalogue et vos clients

Produits et services : menu Produits | Services, puis Nouveau produit ou Nouveau service. Indiquez la référence, le libellé tel qu'il doit figurer sur la facture, le prix de vente hors taxes et le taux de TVA applicable. Si vous gérez un stock, renseignez la quantité initiale par entrepôt.

Clients : menu Tiers, puis Nouveau tiers, type Client. Saisissez la raison sociale, l'adresse, le téléphone et, pour les entreprises, l'IFU du client : il est obligatoire sur les factures aux professionnels.

Import en masse : si vous avez déjà vos produits et vos clients dans un fichier Excel, notre assistance peut les importer pour vous à la mise en service ; envoyez le fichier à contact@dolico.tech.

6. Brancher votre boîtier de certification (MCF)

La facture électronique certifiée est obligatoire au Burkina Faso. Elle repose sur un Module de Contrôle de Facturation (MCF), un boîtier agréé par la DGI qui signe chaque facture et lui attribue son numéro de certification.

Obtenir le boîtier

• Le MCF s'achète auprès des distributeurs agréés de la Chambre de Commerce et d'Industrie du Burkina Faso (Ouagadougou : DFNT de la CCI, DME Centre 5, DGE ; Bobo-Dioulasso : direction régionale de la CCI, DME Guiriko).
• Tarif promotionnel de 150 000 FCFA jusqu'au 31 décembre 2026. Munissez-vous de votre IFU et de votre RCCM.
• Dolico Tech peut se charger de l'achat et de l'installation dans le cadre du pack démarrage certifié.

Raccorder le boîtier à votre instance

1. Branchez le boîtier sur l'ordinateur qui servira à facturer (port USB) et laissez-le allumé.
2. Installez sur cet ordinateur l'agent Dolico MCF, fourni par notre équipe : c'est un petit programme qui fait le lien entre votre instance en ligne et le boîtier.
3. Dans votre instance, menu Configuration, module Certification MCF : recopiez dans l'agent l'adresse de votre instance et la clé d'appairage affichée, puis démarrez l'agent.
4. Le voyant de l'agent passe au vert : le boîtier est reconnu. Dolico affiche l'état du boîtier dans la fiche Certification.

Ce raccordement se fait une seule fois. Notre équipe le réalise avec vous, sur place ou à distance, à la mise en service.

Bon à savoir : le boîtier n'a besoin d'être allumé que lorsque vous émettez des factures. Les devis, commandes et consultations fonctionnent sans lui.

7. Émettre votre première facture certifiée

1. Menu Facturation, puis Nouvelle facture (ou créez-la depuis un devis ou une commande validés).
2. Choisissez le client, ajoutez les lignes de produits ou de services, vérifiez les montants et la TVA.
3. Cliquez sur Valider. Dolico envoie la facture au boîtier MCF, qui la certifie en quelques secondes.
4. La facture reçoit son numéro définitif et son code de certification ; le PDF généré porte le QR code et les mentions exigées par la DGI.
5. Imprimez-la ou envoyez-la par e-mail au client depuis Dolico.

Règles à respecter

• Une facture validée ne se modifie plus : en cas d'erreur, émettez un avoir puis une nouvelle facture.
• Chaque facture certifiée est transmise à la DGI : n'émettez jamais de facture « de test » sur une instance en production.
• Si le boîtier est absent ou éteint, la validation est refusée avec un message explicite : allumez le boîtier, attendez le voyant vert, recommencez.

8. Sécurité et bonnes pratiques

• Vos données vous appartiennent. Vous pouvez à tout moment exporter vos clients, produits, factures et écritures (menu Outils, Exports) ou demander une restitution complète.
• Sauvegardes : une copie de votre instance est réalisée chaque nuit et conservée 30 jours par Dolico Tech. En cas d'erreur de manipulation importante, contactez l'assistance dans ce délai.
• Comptes : un identifiant par personne, jamais partagé ; désactivez les accès des collaborateurs qui quittent l'entreprise.
• Modules et certification : l'activation des modules (comptabilité, paie, stock avancé…) et la configuration de la certification MCF sont assurées par Dolico Tech, pour éviter toute manipulation qui bloquerait vos factures certifiées. Faites la demande par un ticket depuis votre espace client ; vous pouvez consulter à tout moment l'état du boîtier MCF.
• Intervention de l'assistance : Dolico Tech dispose d'un compte technique propre à votre instance, utilisé uniquement pour vos demandes et les incidents ; chaque intervention est tracée et signalée par un bandeau dans votre instance pendant 24 heures.
• Navigateur : utilisez une version récente de Chrome, Edge ou Firefox ; l'instance fonctionne aussi sur téléphone et tablette.
• Connexion internet : une connexion mobile suffit ; pensez à un forfait data de secours pour ne pas interrompre la facturation.

9. Votre abonnement et votre espace client

Votre espace client, sur https://dolico.cloud/espace, est accessible avec l'e-mail et le mot de passe choisis à la souscription. Vous y trouvez :

• l'état de votre abonnement et sa date d'échéance ;
• le renouvellement en ligne (Orange Money, Moov Money, carte Visa ou Mastercard) ou l'enregistrement d'un paiement au bureau ;
• vos factures d'abonnement Dolico Cloud ;
• vos demandes : utilisateurs supplémentaires, export, nom de domaine personnalisé, assistance ;
• le renvoi de vos accès.

Échéances : vous êtes prévenu par e-mail 30, 15 et 3 jours avant la fin de votre abonnement. Après l'échéance, votre instance reste pleinement accessible 15 jours, puis passe en lecture seule (consultation et export uniquement) pendant 30 jours, avant d'être mise hors ligne. Vos données sont conservées 90 jours supplémentaires. Un paiement à n'importe quel moment de cette période rétablit le service.

10. Assistance

• E-mail : contact@dolico.tech
• Téléphone : +226 57 03 16 16 (ligne directe ou WhatsApp)
• Du lundi au vendredi, de 8 h à 18 h
• Samedi et jours fériés, de 8 h à 12 h
• Incident bloquant (instance inaccessible, facturation impossible) : prise en charge sous 2 heures ouvrées

Pour une intervention rapide, indiquez l'adresse de votre instance, la date et l'heure du problème, et une capture d'écran du message affiché.

Questions fréquentes

Puis-je facturer sans boîtier MCF ? Non pour les factures définitives : la certification est une obligation légale. Vous pouvez en revanche préparer devis, commandes et factures brouillon, et les valider dès que le boîtier est raccordé.

Que se passe-t-il si internet coupe ? Votre instance est en ligne : sans connexion, vous ne pouvez pas y accéder. Rien n'est perdu, tout reprend à la reconnexion. Prévoyez une connexion de secours.

Quelle longueur peut avoir l'adresse de mon instance ? De 3 à 30 caractères avant « .dolico.cloud ». Au-delà, le nom est coupé sur une fin de mot. Nous recommandons 10 à 20 caractères : une adresse courte se retient, se dicte et se tape sans erreur.

L'adresse peut-elle contenir des chiffres ou des caractères spéciaux ? Des chiffres, oui (4 au maximum, jamais en premier caractère). Aucun caractère spécial : seuls les lettres a-z, les chiffres et le tiret sont possibles. Les accents, espaces, apostrophes, « & » ou points sont convertis automatiquement (« Boutique Kaboré & Fils » devient boutique-kabore-fils).

L'adresse que je veux est déjà prise : que faire ? Le formulaire vous prévient pendant la saisie et vous propose une variante disponible. Vous pouvez l'accepter en un clic ou en choisir une autre, par exemple en ajoutant votre ville (boutique-kabore-bobo).

Puis-je changer l'adresse après la création ? Non, elle est définitive. En revanche, vous pouvez ajouter en option votre propre nom de domaine (par exemple gestion.votre-entreprise.bf) depuis votre espace client.

Puis-je utiliser mon propre nom de domaine ? Oui, en option depuis votre espace client, par exemple gestion.votre-entreprise.bf.

Comment récupérer mes données si je résilie ? Depuis votre instance (exports) à tout moment, ou par une demande de restitution complète : base de données, documents et exports CSV vous sont remis par lien sécurisé.

Mon IFU ou mon RCCM a changé. Mettez à jour la fiche société et prévenez l'assistance : le boîtier MCF est lié à votre IFU.